Estos días en mi Instagram stories lancé la encuesta de qué os apetecía leer en el blog y ganó por mucho los post de organización. Es cierto, que ya llevaba un tiempo sin hacer uno. Y como vosotr@s sois el motor de este blog ahí van unos consejos para ayudaros a organizar el tiempo:
1. Organizar el día a día
Y una loca de las listas como yo no podía no empezar por este punto. Realizar una lista de tareas clara y bien estructurada es para estar bien enfocada desde primera hora de la mañana.
Mi consejo es o bien apuntarlo por prioridad o bien por categorías (cosas del trabajo, de la casa, de los niños, de tu hobby, etc.).
No te olvides de apuntar nada por tonto que parezca. Mi lema es “cosa que no apuntas cosa que se olvida”.
2. Organizar el tiempo en el trabajo
El estrés laboral es muy duro de pasar y en gran medida se debe por la desorganización de una y el no saber gestionar ese exceso de trabajo.
Desde mi punto de vista lo más importante es primero tener una visión global de todo el trabajo que tienes que realizar en ese día.
Sintetizarlas apuntándolas por pasos, agendar todo lo que se pueda y después seguir esos pasos punto por punto sin despistarte.
Te paso estos pequeños consejos que aunque seguramente sabes siempre va bien recordarlos:
- Pon orden en tu espacio de trabajo. El desorden lleva al caos. Limpiar y ordenar tu espacio y mantenerlo así es vital para empezar a trabajar el día de forma clara.
- Tu agenda y calendario son tus amigos. Apunta todo lo que puedas y si es necesario añade alarmas o notificaciones.
- Archivar en la cabeza ya no se lleva ni es necesario. Por no hablar del estrés que crea eso. Hoy en día tenemos infinidad de herramientas de archivo para tener todo bien ordenado (google keep, zootero, etc).
- Usa algún tipo de técnica de separación. Ya bien sea los típicos post-it, identificar temas por colores, en diferentes libretas, etc. Pero no quieras tener toda la información junta o te costará mucho organizarte.
3. Organizar el tiempo en los estudios
Gran parte de los tips anteriores te sirven para este punto también. Cómo ordenar tu espacio de estudio o agendar y calendarizar todo lo que se pueda. Añado:
- Estudia por bloques o temas. O por asignaturas si hace falta. Pero el cerebro necesita entender que se puede dividir y simplificar.
- Planifica el estudio. Hoy leer hasta x página. Hoy hacer la redacción de esta asignatura. Obvio no dejarlo todo para el último día.
- Fuera móvil. Para ello ahora existen muchas apps que bloquean las notificaciones durante el estudio. Os dejo un post en el que ya os hablaba de ellos. Es nuestra mayor fuente de interrupción.
- Utiliza sistemas de estudio. En mi caso desde hace años me funciona el sistema pomodoro y aunque ha probado varios ninguno me funciona tan bien como éste.
4. Priorizar tareas
Parece un punto muy obvio pero lo cierto es que a la práctica no lo hacemos. Tendemos a realizar las acciones así como nos vienen a la cabeza ya que muchas de las prioritarias suelen ser también pesadas y las dejamos para el final.
Las prioridades definen el orden de importancia y, por consiguiente, de las acciones a realizarse a lo largo del tiempo.
Diferencia lo importante de lo urgente y si es necesario realiza dos columnas. Si algo por lo que sea no se hace en ese día siempre siempre será la primera tarea del día siguiente. De este modo no se aplaza más esa tarea.
5. Organiza tu agenda
Tanto la del móvil o digital como la de papel. Yo sigo utilizando las de papel. Primero porque soy muy fan de la papelería bonita y segundo porque sentarme en el escritorio y tenerla encima de la mesa con todo ya escrito me facilita muchísimo las cosas.
Recuerda del punto anterior apuntar las cosas por orden de prioridad y mi consejo es que le hagas el check al finalizar la tarea ¡es un gustazo!.
6. Agrupar tareas similares
Realizar las llamadas todas juntas, responder los emails. O incluso si has de salir una mañana a hacer visitas procura hacerlas todas las posibles en un día. Parece una tontería pero tu mente sabe concentrarse en ese tipo de tareas y le resultará mucho más sencilla.
7. No revisar el email cada 5 minutos
Nos quita muchísimo tiempo. Dedícale cada X tiempo un rato a revisarlo y responderlos. Lo mismo nos serviría para las notificaciones del móvil.
Si no es urgente, puede esperar una hora a su tiempo asignado para esa tarea.
De verdad que os digo que es algo que roba muchíísimo tiempo y no nos engañemos. Muchas veces o bien es publicidad o no es para nada urgente.
En mi caso lo reviso a primera hora de la mañana y de la tarde. Si estoy esperando un email más importante puedo añadir una tercera… pero no más.
8. Delegar trabajo
Aquí no haré mucho hincapié porque yo misma os reconozco que me cuesta muchísimo hacerlo. Soy muy perfeccionista y hay cosas que prefiero hacerlo yo misma. Peeero no quiere decir que este mejor ni mucho menos.
Hay trabajos en los que no se puede con todo, es así aunque nos duela. No sirve de nada organizarte muy bien si no te da la vida para poder hacerlas. Delega en una persona de confianza y ganarás tiempo y calma mental.
Y más aún si tu propósito es emprender o estás en ello. A medido de que tu proyecto crezca mayor será la necesidad de delegar.
Para ello hay dos apps que me gustan mucho Asana y Google Drive. La segunda me ha salvado en muchas ocasiones en trabajos grupales.
9. El tiempo de descanso también es necesario
La cabeza no puede trabajar muchas horas del tirón. De ahí que me guste tanto el sistema Pomodoro. Realizar pequeños descansos libera la mente. Levantarte, estirar las piernas o darte un paseo si es posible.
A la vuelta tendrás mucho más energía, más despejada y te rendirá mucho mejor el tiempo.
¡Ah y en horas de sueño no se trabaja! Así que deja de darle vueltas en la cama a un tema de trabajo/estudio/casa ya lo resolverás mañana, es tiemo de descanso.
10. Hacer un ejercicio de análisis
Este ejercicio lo recomiendo hacer cada X tiempo y es muy muy útil. Analizar dónde se va tu tiempo te ahorrará problemas en un futuro.
Lo que no se mide no se puede mejorar
Iphone por ejemplo viene con su aplicación que al final de la semana te dice en qué has invertido tu tiempo. Para caerte de la silla en muchas ocasiones ehh (quien avisa no es traidor). tienes otras opciones como Toggl, una herramienta gratuita para llevar todo el control de lo que haces. ¡Y sí, amig@ mí@ verás lo que pierdes el tiempo!.
11. Aprender a decir No
Uff, sé que me vais a decir que es muy fácil decirlo. A mi también me cuesta muchísimo. No se trata de volverse a la tiranía y ser una antisocial y no ayudar a nadie. Saber decir No es identificar cuando te están robando tu tiempo.
Si ayudar es para que otras personas gestionen tu tiempo pero tu no puedas con el tuyo es un abuso. Y si una lleva mucho tiempo diciendo que sí va a costar de un día para otro decir “pues mira no, hoy no lo hago”. Pero sí que hay que ser consciente de ello y siempre con buenas palabras poder decir “uy, hoy me es imposible estoy de trabajo hasta arriba”. Y así poco a poco dejar de cargarte de faena que no te toca.
12. Organizar semanalmente
Si la carga de trabajo es alta quizás mejor organizar cada 3 días. Yo intento todas las semanas saber qué tengo que hacer. Dejarlo todo bien apuntado en la agenda y dejar siempre siempre espacio para imprevistos.
Para ello me va muy bien utilizar el calendario de google. Ya tiene opciones para eventos, tareas, recordatorios y eventos. Es súper práctico.
¿Qué punto te cuesta más llevar a cabo? ¿Quieres que haga un post más detallado sobre ello? Anímate y cuéntame qué es lo que más te cuesta llevar a cabo y entraremos en ello con mayor profundidad.
Nos vemos en el próximo post
Besos
Muy buenos tips. A mi me cuesta priorizar algunos asuntos.
Te espero pronto por mi blog. Feliz semana!
Hola guapa
Estos consejos me vienen genial porque si algo siempre me ha fallado ha sido la organización. Por mas que lo intente no le saco partido a mi tiempo
Me he dado cuenta de que pierdo mucho tiempo revisando el mail cada 5 minutos, eso lo cambiare
Un besazo
Hola guapa te doy la razón es muy importante la organización para avanzar en nuestro día a día y al final uno sienta esa sensación de productividad, también el hecho de aprender a decir no a situaciones que nos van a quitar tiempo valioso.
Parece una tontería, pero al final ese “tic” por llamarlo de algún modo que casi siempre que miras el móvil abres tu correo personal hace que consultes el profesional más veces de las debidas en vez de por ejemplo un rato a primera hora y te quitas esa tarea,bss!
¡Hola!
Creo que bien sabes a estas alturas, que aunque esté mejorando un poco en ello, que conste en acta, el tema de la organización es mi asignatura pendiente.
Que ojo, de un tiempo para aquí, estoy intentando ponerme manos a la obra, pero por ejemplo, en el trabajo, y con los tiempos que corren no hay día que todo lo que me organice se vaya al garete por algún contratiempo. Pero bueno, más o menos, me voy apañando.
Con lo que sí tengo que ponerme las pilas en con la organización de la agenda y arañar más tiempo para el descanso, porque últimamente no desconecto mucho y eso me está repercutiendo de nuevo en el tema de dormir.
Pero con lo que sí lo estoy bordando es con lo de decir no y delegar cosas, no sabes lo bien que sienta, ya no solo para poder tener más tiempo para otras cosas, sino también a nivel mental.
Sobre lo que nos preguntas, sinceramente, cualquiera de los puntos que quieras desenvolupar más, bienvenido será. ¡Gracias!
Besotes
Me ha encantado el post y es una verdad como un templo, yo creo que no valoramos nuestro tiempo y no descansamos y valoramos el estar descansando, trabajamos pero a veces hay que pararse a organizar el trabajo porque es el 90 % de que todos nuestros esfuerzos se vean mejorados. Un beso!
La verdad es que tipo de tips van muy bien para saber como organizar, yo en mi caso lo hago cada dos días para saber los puntos que tengo que tratar y de los que no y con mi querida libreta donde la tengo en semana vista me aclaro mucho mejor. Genial el post. Un beso muy grande.
Hola… me gusta eso de diferenciar las cosas del hogar de las del trabajo pues ayuda bastante a mantener el equilibrio. También es cierto lo de las prioridades y agrupar tareas similares con eso se gana tiempo y esfuerzo. Por otro lado, las agendas digitales son buenas pues traen alarmas que te recuerdan las cosas pero sin duda como bien destacas no hay que dejar a un lado las de papel. Enhorabuena¡ muy buenos consejos. Saluditos
No sabes lo bien que me vienen tus consejos, yo me organizo fatal y siempre o me dejo algo importante para lo último o directamente ni lo hago y la verdad que tengo que ponerme a ello, así que ya estoy tardando en coger bolígrafo y papel y organizarme. Muchas gracias.
Un beso.
Sin duda alguna me quedo con priorizar las cosas que tenemos que hacer, creo que desde ahí podemos aplicar los demás puntos que nos dejas. El tiempo vale oro y a veces lo pasamos por alto en muchas ocasiones.
Hola, bella, me encanta el post que nos has hecho, creo en la importancia de organizar y sobre todo de tomarte un tiempo para ti cuando de tiempo se trata… soy a veces muy exigente. Conmigo mismo y cuando paro pienso que estoy perdiendo el tiempo, sin embargo con el paso del tiempo me he dado cuenta de que lo mejor es parar y tomar ese tiempo de retrospección ara uno misma.
Hola, muy interesante tus consejos sobre organización, la verdad es que fui muy desorganizada a raíz de ellos ahora que voy cogiendo pautas me doy cuenta de cuanto tiempo inútil perdí. Me quedo con tus 12 consejos que me vienen muy bien. Besos.
Hola guapa, pues debo decir que con estos temas soy muy organizada, eso si… me falta una cosa que comentas y aun no aplico y es organizar las tareas segun su parecido, si que listo los emails o llamadas pero igual deberia hacerlo con todo lo demas! besos
Bueno, este es un tema peliagudo. Yo no soy de ir apuntando cosas aunque creo que cada vez voy necesitando más tomar unas pautas. Lo que más me funciona es lo de agrupar tareas para minimizar los tiempos. Lo del sistema Pomodoro me parece bárbaro y no solo para estudiar, paraesto de los blogs por ejemplo, lo veo muy aplicable. En general las 12 pautas que nos muestras son bastante interesantes.
Un besote.